HR-чат-бот: возможен ли наем и работа с персоналом без человека?

Наем персонала – долгий и трудоёмкий процесс, что подтвердит вам любой работодатель без исключения. На поиск кандидата нужной квалификации и соблюдение процедур, связанных с заполнением вакансии, у HR-менеджеров в среднем уходит 36 дней.

Закономерно возникает вопрос, а можно ли ускорить этот процесс? Оказывается, можно! Более того, можно не только сделать его быстрее, но и значительно облегчить жизнь рекрутера на этапе поиска и отбора кандидата. Для этого в рекрутинг достаточно включить рекрутингового чат-бота (чат-бота для подбора персонала).

Если судить по цифрам, ситуация может озадачить: сейчас только 3%  от общего числа кандидатов общаются с компаниями через виртуальных собеседников. Однако впечатляющая динамика их популярности во всех сферах (от онлайн-банкинга до заказа продуктов) позволяет уверенно предсказать рост их применения в HR. 

Но давайте более конкретно поговорим о том, чем же полезен искусственный интеллект в сфере работы с персоналом.

Отбор кандидатов 

Назначение рекрутинговых ботов – автоматизация отбора подходящих резюме. Кроме того, они успешно помогают выстроить процесс коммуникаций: от назначения встреч до приема на работу. 

Показателен в этом отношении опыт такого бизнес-гиганта как IKEA: до внедрения инновации в рекрутинг они получали лишь 300 заявок в месяц на заполнение вакансий. Но уже через две недели после применения робота количество поданных анкет составило 250 заявок, которые проходили мгновенную обработку на предмет релевантности квалификации кандидатов. Таким образом, при сохранении прежнего объёма бюджета на рекрутинг эффективность самого процесса увеличилась на 85%. 

Ещё одним ярким примером успешного внедрения HR-чат-бота может служить опыт Deutsche Telekom: помимо ускорения процесса найма, любопытным фактом оказалось то, что 65% всех вопросов, на которые отвечал виртуальный собеседник, пришлись на нерабочие часы. 

Но и после приема кандидатов чат-боты не подведут, ведь их применяют, когда требуются ориентация и инструктаж сотрудников на новой должности. Так HR-специалисты получают возможность экономить не только время, но и силы, и быть на высоте там, где человеческое присутствие невозможно заменить, а именно на этапах проведения собеседований и обсуждения деталей рабочего контракта.

Решение офисных вопросов

Т.к. боты обладают способностью к самообучению, они демонстрируют огромный потенциал в оптимизации административной рутины и решении большинства офисных вопросов.

В частности, боты-рекрутеры:

• не спят, поэтому могут принимать запросы от кандидатов круглосуточно;
• предоставляют ответы на часто задаваемые вопросы (от зарплатных ожиданий до точного расписания предполагаемой работы);
• оповещают кандидатов из имеющейся базы данных об открытии вакансий (с помощью автоматизированной рассылки по email или мессенджерам);
• отбирают кандидата с самым подходящим резюме в случае активного отклика на вакансию;
• планируют время собеседований.

Чат-боты умеют обрабатывать анкеты, бронировать время и отправлять сообщения, они интегрируются со всеми офисными сервисами, облегчая коммуникацию и решение текущих задач. А для их создания достаточно онлайн-конструктора и продуманного заранее сценария диалога.

Также они могут значительно облегчить работу HR-отдела и после найма сотрудника, т.к. на этапе адаптации большинство процедур поддаются автоматизации.

Например, ознакомление с политикой компании и внутренними кодексами не требует личного присутствия HR-менеджера: с функцией «гида» может отлично справиться робот, готовый ответить на все стандартные вопросы, а нестандартные запомнить и перенаправить ответственным лицам. 

А еще он расскажет новичкам о процедуре использования корпоративной почты и других каналов внутренней связи, служебных обязанностях и расписании, оформлении отпуска и больничного, учете рабочего времени, формах отчетности, начислении зарплаты и т.д. 

Почему робот предпочтительнее? Помимо экономии времени HR-менеджеров, его можно использовать и для обучения сотрудников без отступления от принятых в компании стандартов. 

Довольно часто в чат-боты встраивается функция мониторинга, благодаря чему оптимизируется работа сотрудников. Искусственный интеллект автоматически покажет, кто чем занимается, и поможет автоматизировать и грамотно распределить рутинные задачи.

Адаптация и работа с персоналом

Интегрированный в ключевые процессы компании искусственный интеллект держит пользователей в курсе всех изменений, присылая персонифицированные сообщения о корпоративных новостях.

Для чат-бота можно разработать сценарий адаптации персонала, включив в него ответы на самые распространенные вопросы типа: «Понятен ли вам график работы?», «Известны ли вам даты выплаты зарплаты?», «Как вас встретила команда?» Это позволит новичку легче пройти испытательный срок и влиться в коллектив. 

80% запросов, связанных с управлением бизнесом, касается он сложной сферы онлайн-образования или жизни небольшого стартапа, на данный момент успешно обрабатываются виртуальными помощниками, которые могут мгновенно ориентироваться в самой разветвлённой корпоративной иерархии и обрабатывать вопросы людей. 

Все перечисленное усиливает мотивацию и повышает лояльность сотрудников, снижает количество увольнений и предупреждает нехватку офисной рабочей силы. 

Плюсы и минусы внедрения

Сегодня роботы не способны полноценно заменить HR-отдел, потому что могут потребоваться индивидуальные консультации, ответы на нетиповые вопросы или какая-либо другая живая обратная связь. Но они способны значительно освободить время.

Другой потенциальной проблемой внедрения роботов является их применение без учета специфики бизнес-процессов компании. В этом случае могут возникнуть ошибки в работе, что способно повлечь потерю репутации. 

Следуя известной мудрости о том, что первое впечатление нельзя произвести дважды, перед внедрением стоит обратить особое внимание на оценку эффективности чат-бота, который «встречает» посетителей и кандидатов.

Обычно для ботов анализируется конверсия в целевое действие, рассчитываемая как 100%*(число конверсий / число взаимодействовавших с ботом). Для HR бота в зависимости от задач это могут быть процент проведенных интервью, доля дошедших до очного собеседования, скорость адаптации сотрудника и др.

Нельзя обойти вниманием и финансовый аспект: хотя окупаемость чат-бота в долгосрочной перспективе и не вызывает никаких сомнений, первоначальная инвестиция в робота-рекрутера для стартапа может оказаться проектом, требующим серьезных вложений. Чтобы создать эффективную программу, требуются большие временные затраты на тестирование, а также серьезные ресурсы на техническую поддержку. Или можно создать бота самостоятельно в визуальном конструкторе.

Еще одним недостатком чат-ботов в рекрутинге является то, что они (как, впрочем, и люди) не в состоянии адекватно оценивать личностные характеристики кандидатов при приеме на работу. Зато искусственный интеллект может наблюдать за человеком на протяжении всей работы и заранее предупреждать о проблемах.

Преимущества от внедрения новых технологий перевешивают упомянутые сложности, т.к. применение HR-чат-бота означает полную перестройку временных затрат рекрутера на поиск кандидатов. При найме без робота на поиск работников может уходить до 13 часов в неделю только на одну вакансию. А вот его включение в рекрутинг ускоряет и оптимизирует процесс.

При этом внедрение виртуального помощника сокращает время ожидания ответа от кандидата: в частности, ответ на письмо приходит, в среднем, в течение полутора часов, а ответ на текстовое сообщение – в рекордные 90 секунд. 

Для чат-бота нет разницы, какой канал связи использоваться для контакта с человеком. Это расширяет круг рекрутинговых операций HR-отдела, а значит, позволяет охватить намного большую аудиторию потенциальных сотрудников.

Так что если для вас актуальны вопросы поиска персонала и повышения качества коммуникаций, чат-бот вполне способен стать вашим верным спутником и помощником. Остается лишь найти или создать подходящий вариант, а в этом вы можете рассчитывать на нас.

Желаем удачи!