Автоматизация на минималках: как за 30 минут выиграть себе несколько часов от общения с копирайтерами

Автоматизация на минималках: как за 30 минут выиграть себе несколько часов от общения с копирайтерами
Время чтения:
Время чтения
8 мин.
Обновлено:
Обновлено, дата
30/09

Содержание

  1. Предпосылки к автоматизации общения с авторами статей
  2. Решение с помощью бота
  3. Получение сведений об авторах и их отбор.
  4. Получение ТЗ статьи для написания
  5. Ход выполнения тоже на карандаше
  6. Принятие материала
  7. Результаты

Компьютеры помогают нам в автоматизации множества процессов: анализа больших данных, сбора машин на конвейере, классификации объектов, расчета сложных математических формул… Областей их применения действительно много, но не все из них настолько сложны. В этой статье мы расскажем про самого простого бота, который позволил освободить до 12 часов в неделю за счет автоматизации взаимодействия с авторами.

Предпосылки к автоматизации общения с авторами статей

Когда в твоем распоряжении есть только один автор, и это ты сам, то вопрос правильного взаимодействия как-то не возникает. А вот когда у тебя несколько контентных направлений, когда десятки авторов тебе пишут ежедневно, тот вопрос общения становится основным.

Просто представьте: подготовка темы и примерной структуры статьи занимает около часа, столько же времени занимает передача ТЗ автору. Казалось бы, что проще — отправил задание и жди статьи. Однако на деле все оказывается сложнее: необходимо подобрать разбирающегося в теме автора, согласовать сроки и оплату, проверить соответствие материала техническим критериям, отслеживать выполнение. Все это занимает значительное время.

Решение с помощью бота

Что же мог бы предложить бот редактору порталов? Взять на себя всю рутину, естественно. Пройдемся по каждому пункту с точки зрения процесса работы с контентом.

Получение сведений об авторах и их отбор.

Прежде всего нужно помнить, на чем специализируется автор и насколько быстро он готов писать статью. Поэтому при начале работы с ботом каждый автор получает небольшой опросник, в котором указывает «свои» темы и то, сколько времени для написания он обычно просит. Все это сохраняется в базе для последующего использования. Отмечу, что список тем ограничен тематикой портала, поэтому мы смогли сделать их выбор с помощью нажатия нескольких кнопок.

После этого автор получал тестовое задание по своей теме, бот же дожидался загруженного файла. Затем он переводил в режим чата редактора и автора, чтобы они могли доработать статью и задать вопросы при необходимости. По итогам автор допускался до пула статей или же отправлялся в долгий ящик.

Как сделать в визуальном редакторе?

  1. отправляем текст с вопросом про скорость и вариантами ответа,
  2. получаем ответ и запоминаем его в переменную,
  3. отправляем текст с вопросом про тематику и вариантами ответа,
  4. получаем ответ и запоминаем его в переменную,
  5. отправляем текст с вопросом про вторую, третью тематику и вариантами ответа,
  6. получаем ответ и запоминаем его в переменную,
  7. записываем полученные данные в список с авторами,
  8. получение текста из списка тестовых заданий по фильтру (интересы автора) и отправка текста с ТЗ и др. информацией,
  9. ожидание файла (получение ответа с галкой анпротив "получить файл"),
  10. отправка сообщения администратору с данными автора и файлом,
  11. переход в цепочку вопросов-ответов

Отбор авторов

Получение ТЗ статьи для написания

Как только автор проходил проверку, он открывал возможность получения темы статьи для написания. Для него это выглядело, как список из свободных тем, в котором он выбирал одну из понравившихся. После этого вместе с темой автору также отправлялось ТЗ с техническими требованиями.

Сэкономьте время на самостоятельном создании ботов

Хотите получить персональную демонстрацию сервиса, кейсы использования или персональную разработку бота? Оставьте заявку через нашего чат-бота или ознакомьтесь подробнее.

С точки зрения бота ситуация несколько сложнее. Прежде всего отметим, что в бот редактором регулярно загружались темы статей и сроки их сдачи. Поэтому при нажатии автором кнопки «получить список статей» боты выбирал соответствующие его тематике и срокам варианты из этого списка и выдавал их в ответном сообщении. После выбора автором темы бот помечал ее зарезервированной, чтобы не предлагать повторно.

Для загрузки темы и срока создаем цепочку для редактора:

  1. вопрос, что хочет редактор, с вариантами "загрузить тему", "убрать тему", "связаться с автором", "список авторов", "список тем со статусами",
  2. в зависимости от выбранного варианта -- получение массива тем из списка данных и отправка текста с этим массивом, -- получение текста с вопросом про тему и срок, запись полученного ответа в список данных, -- получение массива имен и тем из списка авторов и отправка текста с этим массивом, -- удаление строки по ключу (теме) из списка тем.

Вуаля!

Для работы с автором:

  1. отправка текста с ТЗ и др. информацией при условии выбора автором темы,
  2. запуск цепочки с таймером напоминаний.

Полноценное взаимодействие на всех этапах

Ход выполнения тоже на карандаше

Бот брал на себя рутину по напоминанию автору о сроках сдачи. Так, раз в несколько дней он отправлял сообщение автору, интересуясь тем, как идет процесс работы с контентом. Чтобы не действовать на нервы, этот процесс был представлен в виде игры, когда автор выбирал один из 4 вариантов: «ищу информацию», «пишу драфт», «пишу чистовой вариант», «редактирую последнюю версию». В ответ он получал мотивирующую картинку.

Обучение с ботами

С помощью визуального редактора вы сможете обучать и тестировать ваших учеников в мессенджерах и соцсетях без программирования и ТЗ.
ПОДРОБНЕЕ

Естественно, редактор также уведомлялся, как и о получении статьи, так и о ходе ее написания. В случае, если сроки поджимали, а процесс стопорился, бот переводил их в режим чата, чтобы редактор мог самостоятельно решить этот вопрос с автором. В дальнейшем эту часть процесса бот возьмет на себя.

Во это время бот старался в автоматическом режиме отвечать на вопросы, задаваемые автором, если они были в его базе знаний. Например, редактору больше не было нужды рассказывать про схему работы с автором, сроки и цены, примеры оформления и др. Эти вопросы также занимали значительное время.

Для проверки хода выполнения создаем цепочку из элементов:

  1. таймер на несколько дней,
  2. отправка текста с вопросом и вариантами ответа в кнопках,
  3. несколько блоков с разными картинками, выполняющиеся по условию.

Для вопросов-ответов:

  1. получение текста с вопросом,
  2. анализ текста ИИ с отнесением к одному из вариантов,
  3. анализ текста ИИ с отнесением к одному из вариантов,
  4. отправка текста при условии ответа в базе,
  5. отправка уведомления менеджеру бота и переход в режим чата при условии отсутствия ответа.

Принятие материала

В тот момент, когда автор отмечал статью законченной, бот просил его пройтись по чек-листу. Это один из важнейших элементов принятия материала, поскольку по опыту могу сказать: не так много авторов правильно оформляют материал с первого раза.

Бот проходился по стандартной схеме и спрашивал, есть ли картинки в тексте и правильно ли они оформлены, сделал ли автор ссылки на источники, было ли написано заключение для статьи и др. В общем, все то, на чем может споткнуться даже опытный копирайтер.

В результате бот помог снизить долю возвращаемых из-за неверного оформления текстов с 40% до 5%.

Для проверки по чек-листу создаем цепочку:

  1. отправка текста с вопросом из чек-листа и вариантами ответа Да-нет,
  2. переход к следующему вопросу при условии "Да",
  3. отправка текста с необходимостью доработать и переход к предыдущему пункту из цепочки при условии "Нет".

Эта цепочка повторяется столько раз, сколько пунктов в вашем чек-листе.

Результаты

Подведем итоги внедрения этого чат-бота (цифры в среднем):

до после
Время на отбор автора и «его» тем1 ч.0.5 ч.
Время на передачу темы статьи, примерной структуры и общего ТЗ1 ч.0.5 ч.
Время на обсуждение контента статьи1 ч.1 ч.
Доля возвращаемых из-за неверного оформления текстов40%5%
Время на проверку текста автора и его доработку4 ч.1 ч.
Прочие организационные и не очень вопросы1.5 ч.0.5 ч.

На подготовку бота ушло полчаса, а время работы с каждым новым автором на статью сократилось минимум на 4 часа.

Как видите, применение ботов обширно, а интеграция в существующие процессы не так сложна, как кажется на первый взгляд. Надеемся, в скором времени и вы сможете автоматизировать свои процессы, а мы в этом поможем!

  1. Главная
  2. Инструкции
  3. Автоматизация на минималках: как за 30 минут выиграть себе несколько часов от общения с копирайтерами

Полезные материалы

177/5

Комментарии

  • Поделиться

Сэкономьте время на самостоятельном создании ботов

Хотите получить персональную демонстрацию сервиса, кейсы использования или персональную разработку бота? Оставьте заявку через нашего чат-бота или ознакомьтесь подробнее.

Сделано на платформе ПРАВОЛОГИЯ