Содержание
- Предпосылки к автоматизации общения с авторами статей
- Решение с помощью бота
- Получение сведений об авторах и их отбор.
- Получение ТЗ статьи для написания
- Ход выполнения тоже на карандаше
- Принятие материала
- Результаты
Компьютеры помогают нам в автоматизации множества процессов: анализа больших данных, сбора машин на конвейере, классификации объектов, расчета сложных математических формул… Областей их применения действительно много, но не все из них настолько сложны. В этой статье мы расскажем про самого простого бота, который позволил освободить до 12 часов в неделю за счет автоматизации взаимодействия с авторами.
Предпосылки к автоматизации общения с авторами статей
Когда в твоем распоряжении есть только один автор, и это ты сам, то вопрос правильного взаимодействия как-то не возникает. А вот когда у тебя несколько контентных направлений, когда десятки авторов тебе пишут ежедневно, тот вопрос общения становится основным.
Просто представьте: подготовка темы и примерной структуры статьи занимает около часа, столько же времени занимает передача ТЗ автору. Казалось бы, что проще — отправил задание и жди статьи. Однако на деле все оказывается сложнее: необходимо подобрать разбирающегося в теме автора, согласовать сроки и оплату, проверить соответствие материала техническим критериям, отслеживать выполнение. Все это занимает значительное время.
Решение с помощью бота
Что же мог бы предложить бот редактору порталов? Взять на себя всю рутину, естественно. Пройдемся по каждому пункту с точки зрения процесса работы с контентом.
Получение сведений об авторах и их отбор.
Прежде всего нужно помнить, на чем специализируется автор и насколько быстро он готов писать статью. Поэтому при начале работы с ботом каждый автор получает небольшой опросник, в котором указывает «свои» темы и то, сколько времени для написания он обычно просит. Все это сохраняется в базе для последующего использования. Отмечу, что список тем ограничен тематикой портала, поэтому мы смогли сделать их выбор с помощью нажатия нескольких кнопок.
После этого автор получал тестовое задание по своей теме, бот же дожидался загруженного файла. Затем он переводил в режим чата редактора и автора, чтобы они могли доработать статью и задать вопросы при необходимости. По итогам автор допускался до пула статей или же отправлялся в долгий ящик.
Как сделать в визуальном редакторе?
- отправляем текст с вопросом про скорость и вариантами ответа,
- получаем ответ и запоминаем его в переменную,
- отправляем текст с вопросом про тематику и вариантами ответа,
- получаем ответ и запоминаем его в переменную,
- отправляем текст с вопросом про вторую, третью тематику и вариантами ответа,
- получаем ответ и запоминаем его в переменную,
- записываем полученные данные в список с авторами,
- получение текста из списка тестовых заданий по фильтру (интересы автора) и отправка текста с ТЗ и др. информацией,
- ожидание файла (получение ответа с галкой анпротив "получить файл"),
- отправка сообщения администратору с данными автора и файлом,
- переход в цепочку вопросов-ответов
Отбор авторов
Получение ТЗ статьи для написания
Как только автор проходил проверку, он открывал возможность получения темы статьи для написания. Для него это выглядело, как список из свободных тем, в котором он выбирал одну из понравившихся. После этого вместе с темой автору также отправлялось ТЗ с техническими требованиями.
С точки зрения бота ситуация несколько сложнее. Прежде всего отметим, что в бот редактором регулярно загружались темы статей и сроки их сдачи. Поэтому при нажатии автором кнопки «получить список статей» боты выбирал соответствующие его тематике и срокам варианты из этого списка и выдавал их в ответном сообщении. После выбора автором темы бот помечал ее зарезервированной, чтобы не предлагать повторно.
Для загрузки темы и срока создаем цепочку для редактора:
- вопрос, что хочет редактор, с вариантами "загрузить тему", "убрать тему", "связаться с автором", "список авторов", "список тем со статусами",
- в зависимости от выбранного варианта -- получение массива тем из списка данных и отправка текста с этим массивом, -- получение текста с вопросом про тему и срок, запись полученного ответа в список данных, -- получение массива имен и тем из списка авторов и отправка текста с этим массивом, -- удаление строки по ключу (теме) из списка тем.
Вуаля!
Для работы с автором:
- отправка текста с ТЗ и др. информацией при условии выбора автором темы,
- запуск цепочки с таймером напоминаний.
Полноценное взаимодействие на всех этапах
Ход выполнения тоже на карандаше
Бот брал на себя рутину по напоминанию автору о сроках сдачи. Так, раз в несколько дней он отправлял сообщение автору, интересуясь тем, как идет процесс работы с контентом. Чтобы не действовать на нервы, этот процесс был представлен в виде игры, когда автор выбирал один из 4 вариантов: «ищу информацию», «пишу драфт», «пишу чистовой вариант», «редактирую последнюю версию». В ответ он получал мотивирующую картинку.
Автоматизируйте бизнес: освоите чат-ботов за 5 дней
Курс, который поможет вам сэкономить время и увеличить вашу эффективность с помощью чат-ботов.
Естественно, редактор также уведомлялся, как и о получении статьи, так и о ходе ее написания. В случае, если сроки поджимали, а процесс стопорился, бот переводил их в режим чата, чтобы редактор мог самостоятельно решить этот вопрос с автором. В дальнейшем эту часть процесса бот возьмет на себя.
В это время бот старался в автоматическом режиме отвечать на вопросы, задаваемые автором, если они были в его базе знаний. Например, редактору больше не было нужды рассказывать про схему работы с автором, сроки и цены, примеры оформления и др. Эти вопросы также занимали значительное время.
Для проверки хода выполнения создаем цепочку из элементов:
- таймер на несколько дней,
- отправка текста с вопросом и вариантами ответа в кнопках,
- несколько блоков с разными картинками, выполняющиеся по условию.
Для вопросов-ответов:
- получение текста с вопросом,
- анализ текста ИИ с отнесением к одному из вариантов,
- анализ текста ИИ с отнесением к одному из вариантов,
- отправка текста при условии ответа в базе,
- отправка уведомления менеджеру бота и переход в режим чата при условии отсутствия ответа.
Принятие материала
В тот момент, когда автор отмечал статью законченной, бот просил его пройтись по чек-листу. Это один из важнейших элементов принятия материала, поскольку по опыту могу сказать: не так много авторов правильно оформляют материал с первого раза.
Бот проходился по стандартной схеме и спрашивал, есть ли картинки в тексте и правильно ли они оформлены, сделал ли автор ссылки на источники, было ли написано заключение для статьи и др. В общем, все то, на чем может споткнуться даже опытный копирайтер.
В результате бот помог снизить долю возвращаемых из-за неверного оформления текстов с 40% до 5%.
Для проверки по чек-листу создаем цепочку:
- отправка текста с вопросом из чек-листа и вариантами ответа Да-нет,
- переход к следующему вопросу при условии "Да",
- отправка текста с необходимостью доработать и переход к предыдущему пункту из цепочки при условии "Нет".
Эта цепочка повторяется столько раз, сколько пунктов в вашем чек-листе.
Результаты
Подведем итоги внедрения этого чат-бота (цифры в среднем):
| до | после | |
| Время на отбор автора и «его» тем | 1 ч. | 0.5 ч. |
| Время на передачу темы статьи, примерной структуры и общего ТЗ | 1 ч. | 0.5 ч. |
| Время на обсуждение контента статьи | 1 ч. | 1 ч. |
| Доля возвращаемых из-за неверного оформления текстов | 40% | 5% |
| Время на проверку текста автора и его доработку | 4 ч. | 1 ч. |
| Прочие организационные и не очень вопросы | 1.5 ч. | 0.5 ч. |
На подготовку бота ушло полчаса, а время работы с каждым новым автором на статью сократилось минимум на 4 часа.
Как видите, применение ботов обширно, а интеграция в существующие процессы не так сложна, как кажется на первый взгляд. Надеемся, в скором времени и вы сможете автоматизировать свои процессы, а мы в этом поможем!
Вам также понравится
- Поделиться
